Esta documentação é válida para as versões 7.2 e 7.3 do Consistem ERP.
Confira outras versões: Gestão de Documentos (CCGQNC085) |Pré-Requisitos
Não há.
Acesso
Módulo: Industrial - Gestão da Qualidade
Grupo: Não Conformidade
Visão Geral
O objetivo deste programa é permitir a criação e gerenciamento de documentos digitais (criando estes documentos na própria interface ou anexando um arquivo já pronto). Todos os documentos podem ser controlados por uma vigência, facilitando a manutenção e impedindo que documentos possivelmente defasados sejam arquivados despercebidamente. Os documentos também contam com o vinculo de requisitos e normas cadastradas nos programas Normas para Requisitos (CCGQNC075) e Requisitos da Qualidade (CCGQNC080), facilitando a categorização. Organizando a validade dos documentos através de um sistema de status, onde os documentos podem estar em revisão, aprovação, aprovados ou cancelados.
Importante
Os documentos considerados válidos devem estar na situação "Aprovado", e somente o setor responsável pela aprovação pode realizar a aprovação ou cancelamento do documento.| Campo | Descrição (os campos assinalados com '*' são de preenchimento obrigatório) |
|---|---|
| Empresa* | Informar o código da empresa para o filtrar as não conformidades que deseja visualizar. Botão F7Apresenta tela com as empresas cadastradas no programa Cadastro de Empresa (CCAPL000) para seleção.ImportanteÉ sugerido o código da empresa logada no sistema, mas é possível alterar. |
| Status | Informar o status do documento a ser exibido no grid de consulta. Botão F7Apresenta tela com os possíveis status de documento para seleção, sendo:Em Revisão: o documento com status "Em Revisão" pode ser criado por qualquer setor da empresa. Este documento tem permissão de ser editado quantas vezes for necessário, e também pode ser excluído a qualquer momento. A cor de representação do documento no grid de consultas é Amarela. Não é possível gerar uma nova revisão pelo menu de ações neste status, visto que o documento ainda não foi aprovado. O documento nesta situação permite o uso do botão Ação Liberar para Aprovação, onde não poderá mais ser editado até que este seja aprovado/devolvido/cancelado. Aguardando Aprovação: o documento com status "Aguardando Aprovação" não permite edição do conteúdo ou anexos, apenas o uso do botão Aprovar/Devolver ou exclusão. Apenas o responsável que esteja atrelado no setor definido como setor de aprovação poderá realizar a aprovação do documento. Ao clicar no botão Aprovar/Devolver, do programa Aprovar Documento (CCGQNC085B), será possível aprovar o documento utilizando o campo Aprovar como Sim, ou devolver para a etapa de "Em Revisão" utilizando a opção Não e preenchendo um comentário para guiar o editor do documento sobre a devolução. A cor de representação do documento no grid de consultas é Azul. Aprovado: o documento com status "Aprovado" é considerado um documento válido e ativo, não podendo ser mais excluído, apenas cancelado pelo botão Cancelar Documento. A cor de representação do documento no grid de consultas é Verde. O documento aprovado pode também receber uma nova revisão de vigência pelo menu de ações no botão Nova Revisão. Deverá sempre ser considerado o documento de maior ID de vigência, visto que é o mais atual aprovado pelo setor responsável. Cancelado: o documento com status "Cancelado" é representado no grid de Consultas pela cor Vermelha. Este documento foi cancelado pelo botão Cancelar Documento e deve ser considerado como defasado/descartado. Porém, ainda pode ser utilizada a opção Nova Revisão pelo menu de ações, gerando uma cópia reaproveitada documento cancelado para uma nova revisão e aprovação. |
| Norma | Informar o código da norma para filtrar o documento. Botão F7Apresenta tela com as normas cadastradas no programa Normas para Requisitos (CCGQNC075) para seleção. |
| Setor Aprovação | Informar um setor para filtrar o documentos por setor de aprovação do mesmo. Botão F7Apresenta tela com os setores dos responsáveis do sistema de qualidade no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055). Caso o campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000) estiver marcado com a opção Sim, irá exibir os setores cadastrados no programa Cadastro de Seção (CCRHB017).Botão F8Apresenta o programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) para cadastro. |
| Setor Elaboração | Informar um setor para filtrar o documentos por setor de elaboração do mesmo. Botão F7Apresenta tela com os setores dos responsáveis do sistema de qualidade no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055). Caso o campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000) estiver marcado com a opção Sim, irá exibir então os setores cadastrados no programa Cadastro de Seção (CCRHB017).Botão F8Apresenta o programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) para novo cadastro. |
| Revisão | Selecionar se a consulta irá trazer todos os resultados filtrados ou somente os documentos mais atualizados (maior ID de vigência). |
| Colunas do Grid | Descrição |
| Editar | Ao clicar sobre a descrição "Editar" é apresentado o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A) para edição do documento selecionado. ImportanteApenas irá acessar o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A) os documentos com status "Em Revisão". |
| Ações | Ao clicar sobre a descrição "Ações" é apresentada as opções: ImportanteSomente é possível selecionar a opção:Excluir caso o documento esteja com status "Em revisão" ou "Aguardando Aprovação". Cancelar um Documento que esteja com o status "Aprovado." Nova Revisão caso o registro selecionado esteja com a situação "Aprovado". Também só é possível gerar uma nova revisão se o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável de Aprovação" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou Cadastro de Seção (CCRHB017), se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000). Liberar para Aprovação caso o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável pela Revisão" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou Cadastro de Seção (CCRHB017) se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000). somente para registros de documentos com status "Aguardando Aprovação" permitirão o uso desta opção. Também só é possível aprovar ou cancelar o documento caso o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável de Aprovação" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou Cadastro de Seção (CCRHB017) se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000). |
| Cód. Documento | Exibe o código de identificação do documento. |
| Revisão | Exibe o ID de revisão do documento. |
| Documento | Exibe o título do documento. |
| Situação | Exibe o status atual do documento para a vigência selecionada. |
| Setor Elaboração | Exibe o código e nome do setor responsável pela elaboração do documento. |
| Data Elaboração | Exibe o dia da criação do registro do documento. |
| Setor Aprovação | Exibe o código e nome do setor responsável pela aprovação do documento. |
| Data Aprovação | Exibe o dia da aprovação do documento pelo setor responsável pela aprovação. |
| Resp. Cancelamento | Exibe o responsável pelo cancelamento do registro de documento selecionado. |
| Data Cancelamento | Exibe a data de quando o documento foi cancelado pelo setor responsável pela aprovação. |
| Motivo Cancelamento | Exibe o comentário redigido pelo responsável do cancelamento. |
| Data Revisão | Exibe a data da última revisão do documento em vigência. |
| Validade (Em dias) | Exibe em dias corridos o número de dias de validade do documento a partir da data de aprovação. |
| Data Validade | Exibe a data de validade do documento, esta sendo a soma da data de aprovação com o prazo de validade em dias do documento. |
| Botão | Descrição |
| Salvar | Salva as informações da tela. |
| Cancelar | Limpa as informações descritas na tela e retorna ao programa principal. |
| Novo | Apresenta o programa Gestão de Documentos (CCGQNC085) para novo cadastro. |
Atenção
As descrições das principais funcionalidades do sistema estão disponíveis na documentação do Consistem ERP Componentes.A utilização incorreta deste programa pode ocasionar problemas no funcionamento do sistema e nas integrações entre módulos.
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